Com configurar un correu d'empresa

Una de les accions que sol anar associada al llançament del lloc web d'una empresa és la creació de correus corporatius sota el mateix domini. Per a molts petits negocis, l'ús d'un compte de correu gratuït amb, per exemple, Gmail o Outlook serà suficient. Però quan una organització vol començar a millorar la seva presència online, normalment passarà a utilitzar correus d'empresa.

El salt a aquest tipus d'e-mails pot donar alguns problemes si, inicialment, no els configurem de manera correcta: des de la impossibilitat d'enviar o rebre correus, fins a la saturació de l'espai d'emmagatzematge associat a cada compte.

En aquest article revisarem el procés de creació i configuració d'un correu d'empresa.

Requisits per configurar un correu d'empresa

Abans de començar amb la posada en marxa d'un correu d'empresa hem de tenir preparades una sèrie de dades que habitualment ens proporcionarà el nostre proveïdor de hosting, domini o correu. La informació mínima que necessitarem serà:

• Correu electrònic: encara que pugui semblar obvi, haurem d’haver creat prèviament el compte de correu d'empresa per, òbviament, poder configurar-lo. En alguns casos, podem caure en l'error d'intentar afegir un e-mail corporatiu al nostre programa de correu sense que aquest s'hagi creat prèviament.
• Nom d'usuari: en la majoria de casos, el nom d'usuari associat al nostre compte serà la mateixa adreça de correu d'empresa (per exemple, info@latevaweb.com).
• Contrasenya: les credencials o password d'accés associat al correu.
• Servidor: també anomenat Host, es tracta de l'adreça del servidor que gestionarà el correu d'empresa. Pot ser una única ruta (per exemple, mail.midominio.com), o variar en funció del tipus de protocol que vulguem utilitzar (POP3 o IMAP) i de si es tracta del servidor d'entrada o del de sortida / enviament (SMTP) . En qualsevol cas, el nostre proveïdor haurà de proporcionar-nos aquesta adreça del servidor.
• Port: en alguns casos, requerirem del número del port que utilitzarà el nostre servidor de correu. Aquest paràmetre pot variar en funció del tipus de protocol utilitzat (POP3 o IMAP), del tipus de servidor (entrada o sortida / SMTP) i del tipus de connexió.
• Tipus de connexió: la majoria de configuracions modernes de correu d'empresa utilitzen una connexió xifrada o SSL, però també se segueixen emprant en alguns casos connexions no segures. Hem de conèixer quina utilitza el nostre servidor de correu per a configurar el nostre compte correctament.

Aquests són els camps més comuns a l'hora de configurar un correu d'empresa. Hi ha altres variables que poden afectar al nostre compte, que el nostre proveïdor haurà detallar si realment hem de modificar-les.

Configura un correu d'empresa

Un cop comptem amb les dades bàsiques per configurar el nostre correu d'empresa, haurem d'escollir amb quin programa o APP voldrem gestionar-lo. Tant si accedim al correu electrònic corporatiu des d'un ordinador, com si utilitzem el nostre Smartphone, normalment els passos a seguir per a la seva posada en marxa seran els següents:

1. Elecció del tipus de configuració: automàtica per delegar la majoria del procés a l'aplicació, o manual per a introduir nosaltres tots els camps.
2. Introducció de l'e-mail, nom d'usuari i contrasenya.
3. Establir la configuració del servidor d'entrada i, en alguns casos, del de sortida. Normalment ens demanaran el tipus de connexió (POP3 o IMAP), la ruta del servidor d'entrada, el port del servidor d'entrada, l'ús de connexió segura o no, la ruta del servidor de sortida i el port del servidor de sortida.

Si tot ha anat bé, haurem finalitzat la configuració del correu d'empresa de forma correcta. Només ens queda validar que funcioni bé, enviant i rebent un correu de prova.

Problemes habituals en la configuració d'un correu corporatiu

Tot i que el procés pugui semblar simple, en algunes ocasions sorgiran problemes com la impossibilitat d'enviar o rebre correus. Alguns dels més habituals són:

• Manca de configuració del servidor de sortida / SMTP: de vegades serà necessari tornar a introduir els valors de configuració del servidor SMTP.
• Ús de la configuració automàtica: les apps de correu modernes solen intentar configurar els correus de forma automàtica, i no sempre aporten els resultats esperats.
• Barreja de configuració segura vs no segura: per exemple, deixant marcada la casella d'ús de SSL quan estem configurant un correu d'empresa que no utilitza aquest protocol.
• Manca d'aprovació del certificat de seguretat: la primera vegada que utilitzem el nostre e-mail és possible que haguem d'acceptar l'ús del certificat de seguretat associat. Si no ho fem, el nostre correu no funcionarà correctament.

Com comentàvem a l'inici, l'ús d'un correu d'empresa aporta una imatge més professional al nostre negoci. Però perquè puguem utilitzar-lo sense problemes, hem de realitzar la seva correcta configuració. Si encara teniu dubtes sobre com configurar un correu d'empresa o voleu començar a utilitzar un compte en el vostre negoci, no dubteu a contactar amb nosaltres.