Cómo configurar un correo de empresa

Una de las acciones que suele ir asociada al lanzamiento del sitio web de una empresa es la creación de correos corporativos bajo el mismo dominio. Para muchos pequeños negocios, el uso de una cuenta de correo gratuito con, por ejemplo, Gmail o Outlook será suficiente. Pero cuando una organización quiere empezar a mejorar su presencia on-line, normalmente pasará a utilizar correos de empresa.

El salto a este tipo de e-mails puede dar algunos problemas si, inicialmente, no los configuramos de forma correcta: desde la imposibilidad de enviar o recibir correos, hasta la saturación del espacio de almacenamiento asociado a cada cuenta.

En este artículo vamos a revisar el proceso de creación y configuración de un correo de empresa.

Requisitos para configurar un correo de empresa

Antes de empezar con la puesta en marcha de un correo de empresa debemos tener preparados una serie de datos que habitualmente nos proporcionará nuestro proveedor de hosting, dominio o correo. La información mínima que necesitaremos será:

• E-mail: aunque pueda parecer obvio, deberemos haber creado previamente la cuenta de correo de empresa para, obviamente, poder configurarla. En algunos casos, podemos caer en el error de intentar añadir un e-mail corporativo a nuestro programa de correo sin que éste se haya creado previamente.
• Nombre de usuario: en la mayoría de casos, el nombre de usuario asociado a nuestra cuenta será la misma dirección de correo de empresa (por ejemplo, info@latevaweb.com).
• Contraseña: las credenciales o password de acceso asociado al correo.
• Servidor: también llamado Host, se trata de la dirección del servidor que gestionará el correo de empresa. Puede ser una única ruta (por ejemplo, mail.midominio.com), o variar en función del tipo de protocolo que queramos utilizar (POP3 o IMAP) y de si se trata del servidor de entrada o del de salida / envío (SMTP). En cualquier caso, nuestro proveedor deberá proporcionarnos dicha dirección del servidor.
• Puerto: en algunos casos, requeriremos del número del puerto que utilizará nuestro servidor de correo. Este parámetro puede variar en función del tipo de protocolo utilizado (POP3 o IMAP), del tipo de servidor (entrada o salida / SMTP) y del tipo de conexión.
• Tipo de conexión: la mayoría de configuraciones modernas de correo de empresa utilizan una conexión cifrada o SSL, pero también se siguen empleando en algunos casos conexiones no seguras. Debemos conocer cuál utiliza nuestro servidor de correo para configurar nuestra cuenta correctamente.

Éstos son los campos más comunes a la hora de configurar un correo de empresa. Existen otras variables que pueden afectar a nuestra cuenta, que nuestro proveedor deberá detallarnos si realmente debemos modificarlas.

Configurar un correo de empresa

Una vez contemos con los datos básicos para configurar nuestro correo de empresa, deberemos escoger con qué programa o APP querremos gestionarlo. Tanto si accedemos al e-mail corporativo desde un ordenador, como si utilizamos nuestro Smartphone, normalmente los pasos a seguir para su puesta en marcha serán los siguientes:

1. Elección del tipo de configuración: automática para delegar la mayoría del proceso a la aplicación, o manual para introducir nosotros todos los campos.
2. Introducción del e-mail, nombre de usuario y contraseña.
3. Establecer la configuración del servidor de entrada y, en algunos casos, del de salida. Normalmente nos pedirán el tipo de conexión (POP3 o IMAP), la ruta del servidor de entrada, el puerto del servidor de entrada, el uso de conexión segura o no, la ruta del servidor de salida y el puerto del servidor de salida.

Si todo ha ido bien, habremos finalizado la configuración del correo de empresa de forma correcta. Sólo nos queda validar que funcione bien, enviando y recibiendo un correo de prueba.

Problemas habituales en la configuración de un correo corporativo

Aunque el proceso pueda parecer simple, en algunas ocasiones surgirán problemas como la imposibilidad de enviar o recibir correos. Algunos de los más habituales son:

• Falta de configuración del servidor de salida / SMTP: a veces será necesario volver a introducir los valores de configuración del servidor SMTP.
• Uso de la configuración automática: las apps de correo modernas suelen intentar configurar los correos de forma automática, y no siempre aportan los resultados esperados.
• Mezcla de configuración segura vs no segura: por ejemplo, dejando marcada la casilla de uso de SSL cuando estamos configurando un correo de empresa que no utiliza este protocolo.
• Falta de aprobación del certificado de seguridad: la primera vez que utilicemos nuestro e-mail es posible que debamos aceptar el uso del certificado de seguridad asociado. Si no lo hacemos, nuestro correo no funcionará correctamente.

Cómo comentábamos al inicio, el uso de un correo de empresa aporta una imagen más profesional a nuestro negocio. Pero para que podamos utilizarlo sin problemas, debemos realizar su correcta configuración. Si aún tenéis dudas sobre cómo configurar un correo de empresa o queréis empezar a utilizar una cuenta en vuestro negocio, no dudéis en contactar con nosotros.